Le coffre-fort vous permet de stocker différents produits qu’il est important de mettre en sécurité. Tout dépend de votre domaine d’activité :
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profession libérale : stocker des dossiers client et des contrats
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entreprise : votre comptabilité, les dossiers de vos employés, des fiches de paye, des déclarations, des documents confidentiels (plans, descriptifs d'inventions), des produits de très grande valeur, etc.
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bijoutier : des articles de vente
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commerçant : des liquidités, des chèques
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dans tous les cas : besoin de stocker des données numériques.
Le lieu d’installation
Vous pouvez installer votre coffre-fort au sein de votre entreprise, vous devrez donc déterminer l’endroit et le type de support que vous souhaitez (l’encastrer, le poser ou le transporter).
Vous pouvez également choisir de le louer dans une agence bancaire, ce qui vous permettra d’y déposer vos documents. La protection offerte est optimale. Il faut savoir que la capacité est assez limitée. L’accès et l’usage ne sont pas aussi pratiques qu’un coffre-fort installé dans les locaux de votre entreprise.
Enfin, vous avez également l’opportunité de stocker vos documents en ligne grâce à des systèmes de stockage sur internet.Ces coffres-forts numériques permettent de stocker des fichiers numériques. Les données d’origine peuvent être numériques ou avoir été transformées d'un format papier à un format fichier, suite à un scan. Ce système de stockage permet de satisfaire vos besoins de classement, de recherche, d'archivage, voire même de partage avec d'autres partenaires, ceci en tout lieu et à tout moment, par une simple connexion internet ou 3G.
Le niveau de sécurité
Il vous faut définir le niveau de sécurité que vous désirez. Il est certain que le coffre-fort de banque offre de loin la meilleure sécurité qu'un équipement au sien de vos locaux. De plus, il vous faudra effectuer une évaluation très précise des objets que vous avez retenus. Vous obtiendrez une valeur estimée totale à laquelle vous pourrez associer un degré de sécurité.
Quant au coffre-fort numérique, il fait appel à d'autres notions de protection. Il existe en réalité deux niveaux de protection, un garantissant une infrastructure sécurisée, et un autre permettant en plus d'assurer l'intégrité et la pérennité des données qui peuvent ainsi conserver leur valeur juridique. Pour vous professionnel, cette exigence peut revêtir une importance capitale et doit être étudiée avec grand soin.
La contenance du coffre-fort
Afin de déterminer la contenance dont vous avez réellement besoin, vous devez lister ce que vous souhaitez entreposer afin d’évaluer le volume réel. Il semble logique de prévoir un coffre un peu plus grand que ce dont vous avez besoin actuellement, sachant que votre entreprise va se développer.
Concernant la protection de grande quantité de biens, vous pouvez optez pour l’armoire forte qui vous offre une capacité de stockage de 25 à 1000 litres.
Lorsque vous souhaitez installer le coffre dans les locaux de votre entreprise, les prix diffèrent selon le type de support et selon la capacité
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Les coffres forts encastrables sont compris entre 60 et 800€
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Les coffres forts à poser sont compris entre 50 et 1500€ (pour un 110litres)
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Pour les coffres forts à transporter, type mallette à partir de 60€
Lorsque vous souhaitez louer un coffre dans une agence bancaire, il faut savoir que les tarifs de location varient selon les banques et la taille du coffre. Les premiers prix sont de l’ordre de 70 à 160€ par an.
Le prix des coffres-forts numériques est globalement très inférieur à celui des coffres forts classiques. Concernant, les coffres numériques, le prix d'un e-coffre-fort oscille entre 2,50 et 55 euros par mois.
Enfin, pour les armoires fortes le prix est de 500 € pour une armoire de 25 litres, et environ 1 000€ pour 800 litres.